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新しいe-文書法にも対応。3分でわかる、オープンソース文書管理システムAlfresco

Alfresco最新情報

SUMMARY

  • Alfrescoは、国税関係書類を管理するのに長けたオープンソースで世界ナンバーワンのシェアを誇るオープンソースECM
  • Alfresco には、基本的な文書管理機能だけでなく、強力なワークフローがある
  • 最新バージョン5.0では、e-文書法により最適な機能が搭載されている

2015年9月、これまで書面での原本保存が義務づけられていた領収書や契約書などの税務関係書類をスキャナによるデジタル文書で代替することを認める法律、e文書法(電子帳簿保存法)が、改正されました。今回の大幅な規制緩和により、企業における文書管理、文書保存の方法も大きく変わることが想定されています。
e-文書法の対象文書の半数が、帳簿や決算関係書類などの国税関係書類です。
ペーパーレス化が立ち遅れている日本では、領収書をデジタル文書化できれば3000億円、さらに紙文書を保管する書庫経費まで含めれば国内で総計6000億円のコストが削減できると言われています。
大幅なコスト削減のためには、e文書法に基づき、領収書や契約書などを電子データ化し保存するための専用の情報システムの導入が必要です。
今回は、新しいe-文書法に対応するオープンソースの情報システムAlfresco(アルフレスコ)の概要をご紹介します。

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Alfrescoは、国税関係書類を管理するのに長けたオープンソースで世界ナンバーワンのシェアを誇るオープンソースECM

Alfrescoは、イギリスのAlfresco Software社が提供するオープンソースECM/ECPソフトウェア(文書管理システム)です。

Alfrescoは、企業で日々、基幹システムのRDBに保管されている構造化データだけでなく、電子文書や紙文書、写真、動画、Webコンテンツなど日々の業務で増え続ける非構造化データを包括的に管理できるプラットフォームです。

国税関係書類をはじめ重要な業務文書を管理し、書類を多用するビジネスプロセスを自動化し、大規模な共同作業を可能にするAlfrescoは、オープンソースECMとして世界ナンバーワンのシェアを誇っています。

Alfresco には、基本的な文書管理機能だけでなく、強力なワークフローがある

Alfrescoは、基本的な文書管理機能、レコード(記録)管理、情報共有、Webコンテンツ管理をはじめ、領収書など複数の承認が必要な書類を回す文書に適した強力なワークフロー機能があります。

―文書管理機能

主な機能としては、バージョン管理、セキュリティ、認証、監査、証跡、検索、トランスフォーメーション(ファイル変換)、自動属性抽出、カテゴリ管理などです。

―レコード(証跡)管理機能

オープンソースでは初めて米国国防省の電子レコード管理アプリケーションに関するDoD 5015.02-STDの認定を取得しています。

―情報共有機能

WikiやBlogの形式で情報を共有することが可能です。また、簡単な表であれば、データリスト機能により、エクセルなどの表形式のデータを管理することができます。

―ワークフロー機能

Alfrescoでは、軽量エンジンActivitiを採用し、その上にワークフローを提供しています。プロセス仮想マシンアーキテクチャを採用しており、記述言語にとらわれることなくビジネスモデルを定義することができます。

上記の機能は、Webインターフェースだけでなく、CIFS、FTP、WebDav、さらにはIMAPからもアクセスすることができます。

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最新バージョン5.0では、よりe-文書法に最適な機能が搭載されている

Alfrescoの最新バージョン5.0では、改正後のe-文書法に対して、次のような対応が可能です。

Alfrescoは、日本語で全文検索ができます。PDFファイルであっても、タイトルだけでなく、本文まで検索をかけることができるのです。さらにファイルごとに日付やタグも付与できますので、タグによるソートも可能です。これら強力な検索機能によって、これまでの紙文書の管理に比べて、重要文書の管理が圧倒的に早くなります。

またドキュメントのプレビュー画面が容易に表示されますので、文書を開かなくても内容を確認することができます。

さらに重要文書をコピーペーストされたくない場合は、ファイル形式を変換することでダウンロードさせない仕組みを作ることもできます。

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