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目指せ、領収書のデジタル化。オープンソースAlfrescoで実現するe-文書法対策【FAQ】2-2

Alfresco最新情報

2015年9月に、e-文書法が改正されました。領収書のデジタル化をはじめ、大幅な経費節減が見込まれるe-文書法の改正ポイント、導入する情報システムの選択ポイントなどをテーマにした「オープンソースで対応するe文書法 勉強会」から【FAQ】をご紹介します。

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e-文書法に対応したシステムの選択ポイントはどこにあるか?

e-文書法の目的はペーパーレス化、コスト削減ですので、情報システムの導入にあたっては、あらかじめ、その費用対効果を考える必要があります。

事業規模にもよりますが、バージョンアップやライセンス費用、そして保守メンテナンスに高額な費用がかかる商用情報システムでは償却までに時間がかかりすぎ、実は、紙文書による保存のほうが廉価であるケースも少なくないのが実情です。

その点、オープンソースの文書管理システムであれば、バージョンアップやライセンス費用が不要で、圧倒的にコストパフォマンスに優れています。またオープンソースは、すでに企業に導入されている基幹システムとの連携も容易に実現します。

オープンソースの文書管理システムとしては、世界ナンバーワンのシェアを誇るAlfresco(アルフレスコ)があります。

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Alfrescoのe-文書法に即した機能にはどのようなものがあるか?

Alfrescoの最新バージョン5.0では、改正後のe-文書法に対して次のような対応が可能です。

Alfrescoは、日本語で全文検索ができます。PDFファイルであっても、タイトルだけでなく、本文まで検索をかけることができるのです。さらにファイルごとに日付やタグも付与できますので、タグによるソートも可能です。これら強力な検索機能によって、これまでの紙文書の管理に比べて、重要文書の管理が圧倒的に早くなります。

またドキュメントのプレビュー画面が容易に表示されますので、文書を開かなくても内容を確認することができます。

さらに重要文書をコピーペーストされたくない場合は、ファイル形式を変換することでダウンロードさせない仕組みを作ることもできます。

グーグルアップスにAlfrescoのワークフローを組み込むことは可能か?

Alfrescoのワークフローは、アクティビティというエンジンを使っています。Alfrescoはオープンソースなので、APIのやりとりでグーグルアップスと連携させることは可能です。

オープンソースであるAlfrescoは、アップスだけでなく、すでに企業に導入されている基幹システムとの連携も容易に実現ます。

Alfrescoを導入した場合、どのぐらいのコストがかかるか?

新たにAlfrescoを導入する場合は、年契約のサブスクリプション費用が発生します。そのほか、e-文書法対応のタイムスタンプサービス利用料、スキャナーが必要な場合は別途リース費用がかかります。

商用製品とAlfrescoのサブスクリプション費用を比べていだたければ、Alfrescoがコストパフォマンスに優れていることがご理解いただけると思います。

ヴィセントでは、企業のニーズにあわせてさまざまなプランをご用意しています。

Alfrescoのプラン詳細については、こちらをご覧ください。

http://alfresco-vicent.jp/support

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