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Alfrescoの証跡管理とワークフロー機能で、データの不正リスクを軽減した研究所事例

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SUMMARY

  • Alfrescoの導入で研究所内のオンプレミス環境とフィードワークの現場のクラウド環境をセキュアに連携した
  • Alfrescoの導入で、オンプレミス側、クラウド側、それぞれで証跡管理ができることで不正リスクが軽減
  • Alfrescoの導入で、データの取得から承認までをワークフローで自動化

機密性の高い企業データを、効率的にセキュアに管理できるのが、エンタープライズレベルのコンテンツ管理システム(ECM)Alfresco(アルフレスコ)です。
Alfrescoの証跡管理機能を使えば、ユーザが操作した内容をすべて記録し、保持していますので、もしユーザが閲覧、ダウンロードなどのアクションを行った場合は、管理画面から確認することができます。
また、強力なワークフローもありますので、複数ユーザが携わる業務プロセスを細かく可視化し、情報漏えいを防ぎます。
今回は、Alfrescoの証跡管理とワークフローによる業務プロセス管理を導入し、データの不正リスクを軽減した研究所の事例を紹介します。

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研究データのリアルタイム管理のために、Alfrescoを導入

Alfresco導入前、国立の研究機関であるA研究所では、フィールドワークで研究者が採取したデータを効率よく管理したいという課題を抱えていました。

それぞれの研究者がフィールドワークで採取した写真、テキスト、スキャンデータなどさまざまな形式の研究データを、いったん研究所に持ち帰ってから管理するのではなく、採取した現場でリアルタイムで管理し、柔軟にアーカイビングできるようにしたかったのです。

データをリアルタイムにアップロードしないと、入手データ日時の改ざんなど、研究データとして不完全なものが収集される可能性があったからです。

同時に、研究所では、ITガバナンスの強化も求められていました。

研究所ではAlfrescoを導入し、次のような成果を上げることができました。

●研究所内のオンプレミス環境とフィードワークの現場のクラウド環境を連携させ、セキュアにフィールドワークと研究所を繋げられるようになった。

●証跡管理とリビジョン管理で、データの証跡を残し、不正のリスクが軽減された。

●Alfrescoのワークフロー機能により、アーカイビング作業を自動化し、様々な研究データを一括管理できるようになった。

オンプレミス側、クラウド側、それぞれに証跡が残ることで不正リスクが軽減

研究所でのオンプレミスとクラウドの連携は、次のようなイメージです。

フィールドワークの現場でモバイル端末で採取したデータを一端クラウドの「マイフォルダ」にアップロードします。クラウドにアップされたデータは、オンプレミスのマイフォルダとも同期されます。

クラウドにアップロードされた時点、そしてオンプレミス側に同期された時点、それぞれの証跡が残ります。

データの証跡が細かく残るようになったことで、研究データの不正リスクが大幅に軽減されました。

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データの取得から承認までをワークフローで自動化

各研究者がデータを研究テーマサイトにアップすると、自動的にワークフローが開始されます。さらにグループリーダーが研究レポートの内容をまとめて申請フォルダに入れると、承認プロセスも開始します。

作成した研究テーマに対して承認が得られると、承認プロセス終了後、アーカイブサイトに保管した全てのデータとリビジョンを圧縮して保管、同時に担当部署へメール通知します。

これら一連の流れも自動化されています。

このワークフローの活用によって、それまで煩雑になっていたデータ管理が圧倒的に効率的になりました。

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