エンタープライズコンテンツ管理 10の心得

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  • 投稿日 2015年1月10日
  • 最終更新日時 2015年1月10日

エンタープライズコンテンツ管理 10の心得

 

特定の契約書やプレゼンテーションが必要になった時、あなたはそれを簡単に見つけられますか?どこを探せばいいか分かりますか?見つかった時に、それが正しいバージョンかどうかは分かりますか?それが変更されているかどうか、誰が変更したかは分かりますか?

更新情報は自動的にあなたのもとに送られてきますか? 社内で発注書の承認をもらうのは簡単ですか?ホテルに滞在している時に、会社のファイアウォール内からコンテンツにアクセスできますか?本当にできますか?

既にこれらのことが全てできるとして、それを証明することはできますか?

これらの質問の一つにでも「いいえ」と答えた方は、文書管理の問題が存在する可能性があります。でも心配はいりません。
それはあなただけではありません。現実は、ほとんどの組織がまだこうしたコンテンツ管理の課題と格闘しているのです。

残念ながら、世界で最も人気のあるコンテンツ管理システムは、依然として共有ドライブです。多くの組織は、重要な文書を個人のコンピュータに保管したり、共有ドライブに保存して社内の他の人と共有するか、メールを使って社内に配信するなど、各自でコンテンツ管理に対処しています。

しかしこれらのシステムは、ファイルを保存する方法の一つにしかすぎません。バージョンの管理も、コンテキストや履歴もなければ、文書が変更されたことや、誰がいつ変更したかを知らせるメカニズムもありません。いったん文書が送信トレイを出てしまえば、それでおしまいです。ミーティングで契約の提案やプロジェクトのプランを協議する段階になって、初めてみんなが違うバージョンの文書を持っていることに気づくのです。