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目指せ、領収書のデジタル化。オープンソースAlfrescoで実現するe-文書法対策【FAQ】2-1

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2015年9月に、e-文書法が改正されました。領収書のデジタル化をはじめ、大幅な経費節減が見込まれるe-文書法の改正ポイント、導入する情報システムの選択ポイントなどをテーマにした「オープンソースで対応するe文書法 勉強会」から【FAQ】をご紹介します。

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e-文書法の改正ポイントはどのようなものか?

2015年9月のe-文書法の改正では、次のような規制緩和がなされました。

(1) 3万円以上の証憑の原本保存が不要

従来の「3万円以上の証憑は原本を保存しなければならない」という規制が撤廃されたため、日常的に増えていく領収書も、金額に関わらずデジタル文書化して管理できるようになりました。デジタル文書化後は、原本(紙文書)の破棄も認められています。

(2)デジタルデータへの電子証明書が不要

これまで必須だったデジタル化したデータに対する電子証明書の付与も、法改正後は不要になり、データ化した人が特定できるIDとパスワードでの代用が可能になります。

ただし、タイムスタンプは必要です。タイムスタンプは、いつ、だれがデジタル化したかを判別する、文書の偽造を防ぐためのルールであり、証憑をe-文書法に則った形でデジタル化するには、デジタル文書にタイムスタンプを付加する必要があります。企業がタイムスタンプに対応するには、自社の情報システムにその仕組みを組み込む必要があります。

(3)スキャナーの仕様

紙文書をデジタル化するために使用するスキャナーに関しては依然として制約が残り、「原稿台付のスキャナーであること」、「カラー画像による読み取りであること」、「一定以上の解像度であること」が求められています。

つまり現状では、タブレットやスマートフォンのカメラで撮影した画像では、e-文書法の要件を満たすことはできません。

さらにスキャナ保存する際には次のような制約があり、文書の性質により細かな要件が異なります。

―見読性があること

・必要に応じて表示、書面作成できる

(ディスプレイでの閲覧やプリンタでの出力)

・内容が明瞭に確認できる適切な階調・解像度

―完全性があること

・滅失、毀損、改変、消去の抑止措置、それがあったときに確認できる

(タイムスタンプ、電子署名の採用)

―機密性があること

・不明アクセスの抑止措置

―検索性があること

・検索できるように体系化

(インデックスの付与などで検索、表示できる仕組みを整備)

「原稿台付きスキャナー」とは具体的にどのような仕様を指すのか?

「原稿台付スキャナー」とは、いわゆる盤面がついているスキャナーです。スマホによるスキャンや棒状のスキャナーに対して原稿台付という表現をしているだけなので、企業で使われている盤面のついた一般的なスキャナーであれば問題はありません。

ただしユーザ認証機能の有無は、スキャナーによって異なります。

オープンソースAlfrescoでは、ユーザ認証機能のついたスキャナーであれば、デジタル文書化されたファイルを自動的に取り込むことができますが、認証機能がない場合は、手動で取り込むことになります。

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