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Alfresco機能紹介「ドキュメントスキャン機能」編

オープンソースの企業向けコンテンツ管理システム「Alfresco」の「ドキュメントスキャン機能」について紹介します。

Alfrescoとは

Alfrescoとはエンタープライズ向けコンテンツ管理システムです。世界中で数多くの導入実績があり、オープンソースECM分野で世界市場シェア1位を誇ります。

Alfrescoの概要についてはこちらも参照ください。

→Alfresco(アルフレスコ)とは

企業で進むペーパーレス化

ペーパーレス化とは、その名の通り、「紙をなくすこと」を意味しており、ビジネスにおけるあらゆるドキュメントについて「紙に印刷せずにデジタル化して活用すること」を指します。

ペーパーレス化は業務効率向上による働き方改革を実現するための施策として、多くの企業で導入が開始されています。

メリット

ペーパーレス化のメリットとして次のようなものがあります。
1.印刷コスト削減—会議準備作業の効率化
2.書類保管スペース削減
3.書類紛失による情報流出防止
4.ドキュメント検索性向上
5.ドキュメントアクセス性向上
6.アクセス権限設定によるセキュリティレベル保持

デメリット

ペーパーレス化の導入によりデメリットが発生する場合もあります。
1.(デバイスサイズによっては)ドキュメントが見にくくなる
2.導入コストが発生する
3.ITシステム障害によりドキュメントにアクセスできなくなる
4.情報流出の危険性が高まる—ITシステムのセキュリティー不具合など

Alfrescoの「ドキュメントスキャン機能」

多くの企業がスキャンテクノロジを使用してペーパーレスに移行していますが、それだけでは不十分の面があります。ビジネス情報の80%以上が「スキャンされたフォーム」「FAX」「PDF」「Eメール」などの構造化されていないコンテンツにロックされているとされています。

Alfrescoを使用すると、それらのロックされた情報をデジタル化して貴重な情報を抽出することができ、ビジネスプロセスやドキュメント管理への入力として活用できます。

その結果、非効率的な紙ベースの業務から、自動化されたデータと文書のフローに置き換えることができ、「生産性向上」「サービス品質向上」「ガバナンス向上」の実現につながります。

オールインワンソリューション

Alfrescoは「高品質なドキュメントスキャン」から「分類や整理が容易なドキュメントアーカイブ」まで、シームレスかつエンドツーエンドの包括的なソリューションを提供します。

インテリジェント情報キャプチャ

Alfrescoのドキュメントデジタル化によって、重要なビジネス情報をより「実用的」「検索可能」「セキュア」に活用できます。

セキュリティガバナンス強化

ドキュメントアクセスを詳細に制御することで、完全な文書監査証跡の遵守を強化できます。

ユースケース

Alfrescoのインテリジェントなキャプチャおよび抽出機能は、さまざまなユースケースに活用できます。
・金融サービス—「融資申し込み」や「保険金請求」などの処理迅速化
・地方行政—市民からの要求に迅速対応
・ヘルスケア—病院でのカルテ管理の効率化
・製造業—エンジニアリングドキュメントの合理化 など

最後に

ご紹介したように、Liferayを利用すると、情報ソースとして再利用しにくい紙書類をスキャンして、アクティブデータとしてビジネスに活用できます。

弊社にご連絡いただければ「ユーザー様のビジネス環境に最適なペーパーレス化プラン」なども含めたトータルサポートでのご提案も行えます。

まずは、お気軽にお問い合わせください。

もっと知りたい方へ

 

参考元サイト