2014年7月3日、新宿区市ケ谷健保会館で行われた、Alfresco(アルフレスコ)にAipo(アイポ)を連携させたソリューションの事例セミナーを、シリーズでご紹介します。
テーマ：社内の情報共有の課題を、オープンソースグループウェアAipoとAlfrescoでどう解決したのか？
スピーカー：株式会社ヴィセント テクノロジー部 OSSチームリーダー 森 大地
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「続きまして、AipoにAlfrescoを連携した理由についてご説明します。再度、弊社の内部事情からお話をさせていだたきます。」
「弊社では、Excelベースの週報を提出することが社員全員に義務付けられています。管理担当者は、週に1回とはいえ、社員全員から一斉に添付メールが届くため、いちいち添付メールを開かなくてはならず、メールを開封して添付ファイルを開く、という業務以前の作業に時間を取られていました。」
「その他にも、有給申請などの提出書類の管理も、メールベースではどうしても管理が煩雑になっていたのです。」
「当初、Aipoの共有フォルダで運用を始ましたが、試行錯誤の結果、望む業務スタイルには、まだ遠いことがわかりました。」
「たとえば、申請書の管理では、添付した申請書が共有フォルダに入らないため、ワークフローと申請書を別々に管理しなければなりませんでした。ファイルもそのたびごとにダウンロードする必要がありました。」
「また申請の方法も、ふたりの上司に同時に申請をするといったタスクができませんでした。共有フォルダ機能は、フォルダ数が多くなるほど使いにくくなる印象がありました。」
「Aipoの共有フォルダ機能は、少人数のグループで使う分には申し分がないのですが、人数が増えたり、タスクが複雑になったりするにつれて別の課題が見えてきたのです。」
「この課題に対する解決案として、AipoにAlfrescoを連携させるソリューションにいたりました。」