社内と社外のコラボレーションを実現するAlfresco
情報共有の重要性
企業ビジネスを推進することにおいて、グループによる共同作業は必ず必要となるタスクですが、グループ共同作業の課題として「情報共有」があります。「情報共有不足」や「伝達漏れ」が恒常的に存在するグループでは、本来有するグループとしての総合力を発揮できません。
「グループ内」「グループ間」「部門内」「部門間」「全社レベル」などの各階層において、情報のやり取りやプロセスフローを適切に効率化できれば、それぞれの階層レベルで生産性を向上できます。
また、「風通しがよい組織」にすることで、スタッフのモチベーションを向上させる効果も期待できます。
Alfrescoのコラボレーション機能
社内におけるコラボレーション
Alfrescoを導入すると、社内における情報共有を促進できます。
グループメンバーは、オフィス内でも外出先からでも、ビジネスドキュメントに対して「アップロード」「共有」「変更」「承認」などの処理を行えます。
社外とのコラボレーション
また、社内だけではなく、社外のパートナーメンバーとの情報共有や共同作業も行えます。
「コンサルタント企業」「パートナー企業」「販売代理店」「顧客」などの社外パートナーをグループに組み入れて、対象案件についてビジネスを推進できます。
その場合でも、各グループメンバーに対して、厳格なアクセス制限を設定できるため、情報セキュリティを維持したままコラボレーションを行えます。
導入事例コメント
「Alfrescoを導入した結果、セキュアでありながらコアコードにもアクセスできる環境を構築でき、研究グループにコラボレーション機能として提供できます。今後は、研究者がアイデアやテスト結果を簡単に共有できるソーシャルコラボレーション機能を追加していく予定です。」
— NASA(アメリカ航空宇宙局)の研究理事ITアーキテクトDavid Cordner氏
特徴①：グループ内コラボレーションを促進
Alfrescoは、「プロジェクトグループ用サイト機能」や「各種コラボレーションツール」を提供します。
グループ内で「ドキュメントを共有して編集」「プロジェクトサイトを最新情報ポータルとして利用」などを行うことで、グループ内のコラボレーションを促進できます。
情報共有ツール
Alfrescoは、「Wikiページ」「ディスカッションフォーラム」「プロジェクトブログ」「インターネットリンクリスト」などの情報共用ツールを提供します。
グループメンバー間で、情報やアイデアを出し合うことで意識のすり合わせを行うことができ、新ビジネスプランにまで発展させることも期待できます。
最新情報通知機能
サイトのダッシュボードには「アラート機能」が用意されています。グループメンバーはアラート内容をチェックすることで、常に最新情報を共有できます。
ドキュメントのバージョン管理にも対応しているため、「どのメンバーが」「いつ」「どのドキュメントファイルに対して」「どのように変更したのか？」などの詳細についても確認できます。
グループ内ワークフロー機能
タスク機能とワークフロー機能を利用することで、グループ内において「タスク割り当て」「進捗確認」「レビュー承認」などを機能的に実施できます。
特徴②：SNSライク機能で交流促進
AlfrescoにはSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)ライクな機能も用意されています。
複雑な手順を必要とせず、思いついた内容などについてメモ的感覚で記録しておくことが可能であるため、グループメンバー間の交流促進となります。
また、とあるメンバーのちょっとしたコメントから課題を発見したり、大きなビジネスチャンスにつながる可能性もあります。
コメント機能
ドキュメントやメディアファイルに対してコメントできます。共同作業時の連絡として利用したり、フィードバック収集機能としても活用できます。
お気に入り機能
重要度が高いドキュメントやコンテンツに対して「お気に入り」を設定できます。お気に入り設定すると、対象ドキュメントに対してワンクリックでアクセスできます。
「いいね！」機能
ドキュメントなどに対して「いいね！」を設定できます。
ドキュメントを作成したメンバーに対する賞賛として利用でき、モチベーション向上効果が期待できます。
コンテンツSNS共有機能
作成したコンテンツを「Facebook」「Twitter」などのソーシャルネットワークで共有できます。
特徴③：外出先からグループコラボレーション
Alfrescoモバイルアプリ
グループメンバーは、iOS/Androidモバイルデバイスで動作するAlfrescoモバイルアプリを利用して、社外から、Alfrescoが管理する社内ドキュメントにアクセスできます。
外出先から、オンラインでもオフラインでも、ドキュメントの「アップロード」「表示」「共有」「編集(共同編集)」が可能です。また、ワークフローに関する処理も行えます。
VPNを介さないモバイルアクセス環境構築
Alfrescoでは、オンプレミス環境とクラウド環境を同期させる「ハイブリッドECM(Enterprise Content Management)」環境を構築できます。
この仕組みにより、VPNを介さないセキュアなモバイルアクセス環境を実現できます。
特徴④：セキュアな外部コラボレーション
Alfrescoは「外部パートナーとのコラボレーション機能」も提供します。
セキュアな外部ドキュメント共有
一般的に、外部環境とドキュメントを共有する場合には「Eメール」や「クラウド共有サービス」を利用するパターンが多いですが、それらは自社の管理下にあるサービスではないため、セキュリティの脆弱性が懸念事項となります。
Alfrescoを利用した外部コラボレーション環境では、厳格なセキュリティポリシーが適用されるため、遥かに安全にドキュメントを共有できます。
ハイブリッドECMを使用すると、すべてのドキュメントについてセキュリティ管理できます。コラボレーション完了時に「ファイル削除」や「アクセス禁止設定」にすることも可能です。
ドキュメントリンク共有機能
Eメールでの連絡において、Alfresco管理化にあるドキュメントのリンクを活用することで、実際のファイルを送受信せずに、対象ドキュメントを指定できます。
ドキュメントリンクに対してアクセスする場合には、厳格なセキュリティが課されるため、ファイル送受信よりも大幅なセキュリティ向上となります。