業績向上に結びつくAlfrescoのドキュメント管理機能
従来のドキュメント管理における問題点
ドキュメントが散在
従来のドキュメント管理では、企業や組織内において、必要とするさまざまなドキュメントが「作業用PC」「ファイルサーバ」「NASドライブ」「USBメモリ」「Eメール内添付ファイル」「クラウドストレージ」など、多くのドキュメントストレージに散在している場合が多くあります。
問題点(1)：業務効率の大幅低下
このような状態では「必要なファイルがどこにあるのかわからない」ということになるケースが多く、業務効率を大幅に低下させる要因となります。
問題点(2)：情報セキュリティリスク
また、それぞれのドキュメントストレージで設定できるセキュリティレベルが異なるため、データ流出などの情報セキュリティリスクが高まり、企業にクリティカルな悪影響を与える原因にもなりえます。
Alfrescoの効率的なドキュメント管理
Alfrescoは、従来のドキュメント管理におけるさまざまな問題点を解決できる効率的なドキュメント管理機能を提供します。
「パワフルな検索機能」「ビジネスプロセスと統合したドキュメント操作」「高度なセキュリティ」などの特徴があり、企業の社内ドキュメント最大限に活用して、業績向上に結びつくドキュメント管理を実施できます。
導入企業のコメント
「Alfrescoは、使いやすく、さまざまな機能を業務環境に簡単に統合できるため、スタッフ達にも好評に受け入れられ、効果も明らかです。」
– 測量機器/測定機器/分析機器などを手がける「Leica Geosystems」社のITプロジェクトマネージャーArno Hagen氏
特徴①：強力な検索機能
Alfrescoの強力な検索機能により、ビジネスプロセスを加速できます。
何十万件の中から素早く検索
何十万件という膨大のドキュメントファイル群に対して検索をかけ、必要とするドキュメントをすばやく簡単に見つけられます。
検索フィルタなどによる詳細検索も行えます。
検索サジェスト機能
Amazonサイトが提供しているような「検索候補表示」や「関連ドキュメント表示」などのサジェスト機能を利用できます。
スマートフォルダ機能
さまざまなドキュメントフォルダから、条件に一致する複数のドキュメントを1つのフォルダに格納されているように使用できるスマートフォルダ機能を利用できます。
案件単位などでスマートフォルダを作成しておくことにより、より効率的なドキュメント操作が可能になります。
モバイル検索機能
モバイルデバイスからの検索にも対応しています。
ユーザーは使い慣れたモバイルデバイスと使いやすいインターフェースを使用して、外出先からであっても、必要なドキュメントを検索して操作できます。
特徴②：ドキュメントとビジネスプロセスを統合
Alfrescoの「文書管理機能」と「ワークフロー機能」を組み合わせることで、ドキュメントとビジネスプロセスを統合できます。
ドキュメントの情報ライフサイクル統合
ドキュメントのメタデータやプロパティを使用することで、ドキュメントを自動的にビジネスプロセス(レコード管理プロセス)のライフサイクルに統合できます。
ドキュメントプロセスの効率化
ドキュメントをワークフロー機能と統合することで「ドキュメントプロセスのシンプル化」効果を得られます。
ビジネスプロセスとドキュメントプロセスを精査し、実質的に必要なドキュメントを洗い出すことで、ビジネスプロセスの効率化にもつながります。
ドキュメントステータスの可視化
対象ドキュメントを「レビュープロセス」や「承認プロセス」などのワークフローに組み込むことで、それぞれのドキュメントのステータスが明確に可視化されます。
チェック漏れを防ぐことが可能になり、放置されたままになるドキュメントを削減できます。
ルーチンワークの自動化
フォルダ単位で設定できる「フォルダルール」で、繰り返し作業の自動アクションを設定しておくことで、ドキュメントに関するシンプルな作業を自動化できます。
ユーザーは、本来やるべき重要なビジネスプロセスに、より多くの時間を使用できます。
特徴③：ドキュメントのセキュリティ保護
Alfrescoは、エンタープライズクラスの高度な「セキュリティコントロール機能」と「レコード管理機能」により、あらゆるフェーズで重要なビジネスドキュメントをセキュリティ保護します。
詳細レベルのアクセス権限設定機能
アクセス権は「サイト単位」「フォルダ単位」「ファイル単位」で設定でき、各ユーザーに対して「表示可能」「変更可能」「削除可能」などの設定を行えます。
バージョン管理機能
各ドキュメントについてバージョン管理を行えます。ドキュメントに対して、修正開始前の状態に戻す「ロールバック」などを実行できます。
コンプライアンス対応
Alfresco管理下のすべてのドキュメントについて、情報ライフサイクル全体を通じて、設定された情報ガバナンスポリシーを適用でき、コンプライアンスを徹底できます。
それぞれのドキュメントについて、詳細な記録追跡が可能です。