SUMMARY
- 複雑で長期にわたる法規書類の管理も、Alfrescoで業務プロセスを自動化すれば、合理化が可能
- Alfrescoのワークフローを使えば、マルチタスクで複雑な書類の承認手続きができる
- Alfrescoは、他システムともシームレスに連携でき、他システムの2分の1のコスパ
オープンソースECM(コンテンツ管理システム)で世界市場シェア1位を誇るAlfresco(アルフレスコ)を導入し、複雑な法規書類に関する業務プロセスを自動化することで、ペーパーレス化をはじめ圧倒的な効率化を成し遂げた医療機関があります。その成功までの道のりをシリーズでご紹介します。
以下より要約。
http://www.alfresco.com/jp/customers/node/1442
手作業の文書管理業務をAlfrescoに一任
アメリカ、カナダを中心に世界中の医療機関、バイオ医薬品会社、研究機関に向けて受託研究サービスを提供する病理研究所 PhenoPath Laboratories (セノパス ラボラトリーズ)PLLCは、複雑な法規書類に関する業務プロセスを自動化するためにAlfrescoを導入しました。
PhenoPathでは、これまで手作業で行っていた業務をAlfrescoに一任することで、劇的な効率化を成し遂げました。
複雑な法的書類をAlfrescoで一元管理したのをはじめ、ワークフローを導入することで承認手続きを自動化しました。さらにAlfrescoのモバイルテクノロジーを活用することで、外出先や移動中でも社内とまったく同じ設定でコンテンツを使用できるような仕組みも作りました。
これによって複雑な法的書類の管理を自動化し、ペーパーレス化を実現したのです。
どのような経緯でこの効果が生まれたのか。導入の経緯から、ご紹介しましょう。
Alfrescoは、他システムともシームレスに連携でき、他システムの2分の1のコスパ
医療機関であるPhenoPathは、アメリカ食品医薬品局や連邦メディケア・メディケイドサービスセンター、あるいは各州の保健省など、各種政府機関によって義務付けられている法規制に従う必要があります。PhenoPathには、法規制の必要書類である標準業務手順書（SOP）を作成して管理する業務があるのです。
SOPの管理工程は複雑で、かつ、長期に渡ります。作成後の改訂、定期的な年次レビュー、廃止にいたる全サイクルを通じて厳格に管理しなければなりません。複雑な工程に加えて、段階ごとに適正な承認と文書化も要求されています。
Alfresco導入前のPhenoPathには一連の業務を行なう文書管理コーディネーターがおり、設立当初から業務のすべてを手作業で行ってきました。
膨大な時間と手間がかかる手作業に限界を感じ、またモバイル端末のユーザが利用できないことが足かせとなり、日に日にPhenoPath内部でも文書管理の自動化を望む声が高まっていました。
PhenoPathでは、Documentum、Interwoven、Microsoft SharePointなど、各メーカーの文書管理システムの検討をはじめました。
最終的にAlfrescoを採用した理由は、ECMとしての機能に加えて、ウィンドウズだけでなく、iOSのコンピュータやLinuxにシームレスにも統合できるところを評価されたからでした。他のシステムでは、Alfrescoのほぼ2倍のコストでありながら、Alfrescoが備える柔軟性やモバイル機能がなく、iOSへの対応もなかったからです。
Alfrescoワークフローを使って、マルチタスクを可能に
Alfresco導入に当たっては、Alfrescoのパートナー企業であるReva Solutions社が担当しました。
大きな課題となっていた標準業務手順書（SOP）の管理について、Reva社は、Alfrescoのワークフローをカスタマイズし、段階的に承認できる仕組みを作りました。SOPが保管されている場所を、中央ドキュメントリポジトリとしたのです。
またAlfrescoには、SOPを作成、変更できる高度なワークフローが搭載されているため、セキュアな環境で、監査や報告書の作成も並走して動かすことができるようになりました。
Alfrescoの導入によって、複雑な書類の煩雑な承認手続きもマルチタスクが可能となったのです。