SUMMARY
- 新しい働き方だからこそ、起きる課題。AlfrescoとLiferayでどのように解決するか
- プロジェクト成功の鍵を握るのは、チームをひとつにまとめるためのシステムだ
- チームを有機的に連携させるためのシステム、そのポイントは一元管理ができること
組織を超えて、プロジェクトごとに連携する。チームコラボレーションを成功に導くOSS, Liferay (ライフレイ) と Alfresco (アルフレスコ) のセミナーの模様を、3回シリースでご紹介します。2回目は、 組織を超えて連携する上での課題について考察します。
チームコラボレーション、成功の鍵は一元管理
それでは、チームで連携する際に想定される課題を洗い出してみましょう。
－メールのやりとりでは情報や文書が散在するため、一元化して管理したい
－よりセキュアな方法で管理したい
－他社、他部署などが関わるプロジェクトには、パーティションを区切って権限管理を徹底したい
－既存システムとうまく連携させたい
同じ社内の人間同士であれば、社内システムで情報を共有することができます。
一方、オンプレミスではない環境下で、国内外複数の地域にまたがる人びとが同じ情報を共有するチームコラボレーションでは、システムが、チームを有機的に連携させる役割を担います。導入するシステムが、チームコラボレーション成功の鍵を握るといっても過言ではありません。
そして、システム導入時のポイントとなるのが、情報の一元管理です。
プロジェクトごとに発生する文書や画像などのコンテンツ情報をWeb上で管理し、ネット環境さえあれば、端末やOSを選ばず「いつでも、誰でも、どこからでも」情報にアクセスできる。情報は常に同期され、アクセス権限の管理下で「いつでも、誰でも、どこからでも」最新の情報を手に入れることができる－－こうした一元管理システムは、格段に作業効率をあげます。
組織を超えたプロジェクト、その成功の鍵を握るのは、チームをひとつにまとめる一元管理システムなのです。
そして、AlfrescoもLiferayも、その一元管理機能を備えています。
シチュエーション別、チームコラボレーションの課題
チームコラボレーションで想定される課題を、具体的なシチュエーションから洗い出してみましょう。
柔軟性と拡張性に富むAlfrescoとLiferayは、こういった新しい働き方に対する課題に強いソリューションです。業界別、シーン別に発生するさまざまな課題と、AlfrescoとLiferayの解決策をご紹介します。
企業統合プロジェクトにおける課題
企業同士が統合する場合、次のような課題が想定されます。
(想定される課題)
・既存システムの拡張は？
・散財するドキュメントの管理は？
・チームごとの権限の配分は？
(AlfrescoとLiferayの提案)
既存システムとの連携が簡単なLiferayであれば、新しくシステムを導入せずにプロジェクトに合わせた機能を必要に応じて追加することができます。
また、オープンソースECMとして世界で最も売れているAlfrescoが、快適にドキュメント管理を行います。
もちろんAlfrescoにもLiferayにも優れたアクセス権限や閲覧権限機能があるので、担当者別の細かな権限も付与することができます。
委託先との情報共有の課題
委託先とのコラボレーションでは、いかに迅速に情報伝達をするかがポイントになります。情報伝達のツールとしては Dropbox や Skype が有名です。ただし、それらはあくまでも個人用のツールですから、セキュリティに不安が残ります。
(想定される課題)
・機密性の高い文書を、自社サーバで安全に管理しながら共有するには？
(AlfrescoとLiferayの提案)
Alfrescoには、オンプレミスとクラウド間で相互に情報を同期できる業界初のプラットフォームがあります。Liferayを連携させた場合でも、セキュアな環境下で情報共有ができます。
製造元と代理店のコラボレーションにおける課題
製造元と代理店の例として、家電メーカーと家電量販店とのやりとりが挙げられます。家電メーカーは、何千何万種類にもおよぶ製品情報を量販店と情報共有する必要があります。
メーカーの製品情報やマニュアルは、企業の資産ともいえる機密情報です。機密情報のやりとりを、メールだけで安全に行うことができるでしょうか。
(想定される課題)
・製品の在庫管理、製品のステイタス管理は？
(AlfrescoとLiferayの提案)
Alfrescoのワークフローには定評があります。さらにLiferayを連携させることで、強力なワークフローのなかでステイタスを管理したり、グループウェア機能で情報共有をすることができます。
世界中の拠点との情報共有における課題
海外拠点とのやりとりはメールを利用している企業が多いようですが、メールに添付したドキュメントを探すのに時間がかかったり、言語の違いで文字化けが起こったり、メールが未着、不達であったりなど、トラブルが発生する可能性が高くなります。
(想定される課題)
・確実に海外拠点と情報共有するには？
・添付ファイルなど、必要な書類を、必要なときに、すぐ見つけるには？
(AlfrescoとLiferayの提案)
AlfrescoとLiferayを連携させることで地域を選ばずに情報共有が可能となり、強力な検索エンジンで必要な書類も簡単に探しだすことができます。