SUMMARY
- Alfresco × iPad というモバイルソリューションでペーパーレス化に成功
- 文書管理が自動化されたことで、 コンプライアンス違反のリスクが軽減された
- シームレスなレコード管理によって、正しい審査データの管理が可能に
オープンソースECM(コンテンツ管理システム)で世界市場シェア1位を誇るAlfresco(アルフレスコ)を導入し、複雑な法規書類に関する業務プロセスを自動化することで、ペーパーレス化をはじめ圧倒的な効率化を成し遂げた医療機関があります。その成功までの道のりをシリーズでご紹介します。
以下より要約。
http://www.alfresco.com/jp/customers/node/1442
Alfresco × iPad というモバイルソリューション
Alfrescoのパートナー企業であるReva Solutions社は、モバイルアプリケーション開発のエキスパートでもあります。
Reva社は、PhenoPathに対してモバイルソリューションの提案を行いました。「AppleのiPadを使用したソリューション」、そのポイントは次のようなものです。
（1）標準業務手順書(SOP)の管理を自動化する
（2）モバイル社員トレーニングモジュールを開発し、モバイルで研修を実施する
（3）iPadを使って技能審査を管理し、モバイルでも審査を可能にする
（4）AlfrescoをPhenoPathの社内イントラネットとして活用する
独自開発したモバイルアプリでペーパーレス化に成功
モバイルソリューションの一貫として、Reva社は、XMLフォームを使ったモバイルアプリケーションを独自に開発しました。それまでPhenoPathの管理者が手作業で行っていた従業員の技能審査をAlfrescoに組み込むことで、外出先でも操作ができるモバイル端末での操作を可能にしたのです。
XMLフォームを使ったモバイルアプリは、審査プロセスをテンプレートとしてAlfrescoのリポジトリに保管できます。このモバイルアプリを使えば、管理者は従業員の業務状況を観察し、その結果をiPadで記録できます。これによって、iPadのアプリから、いつでもどこでも必要な時に最新の情報を呼び出すことができるようになりました。
審査が完了した時点で、従業員も管理者もiPadですべてのプロセスを実行することができるため、その記録が即座に従業員のトレーニングファイルに保存されます。
Alfrescoのソリューションによって文書管理の自動化とペーパーレス化が実現しました。
Alfrescoの導入後、標準業務手順書（SOP）のオンタイムの年間レビュー率は2％から60％に跳ね上がり、6ヶ月後には98％まで向上しました。また、 データの貸し出しに必要な時間も100%削減されました。
この驚くべき数値は、Alfresco導入からわずか数週間で現実のものとなったのです。
記録も適切に保管されるため、特定の従業員の技能審査を行ったかどうかの確認も簡単になり、全面的に業務が改善されました。
Alfrescoは、業務の管理効率だけでなく、質も変えた
Alfrescoの導入の効果は効率化だけではなく、業務の質にも影響を与えました。
文書管理が自動化されたことで、 コンプライアンス違反のリスクが軽減され、自動かつシームレスなレコード管理によって、正しい審査データの管理ができるようになりました。
Alfrescoパートナー企業であるReva社は、現在、新たなモジュールの開発をはじめています。そのひとつが、研修用モジュールです。
研究員が研修の受講と進捗状況のチェックを行うと同時に、管理者が各研究員に割り当てられている研修課題も確認できるといった仕組みで、これを使えば、研究員と管理者はその日の研修課題と関連マニュアル、完了する必要がある技能審査を、リストを通して相互に確認できるようになります。
PhenoPathでは、今後も、さまざまなかたちでAlfrescoを積極利用していく考えです。