SUMMARY
- Alfresco Workdesk は、プロセスを合理化して、ビジネスを加速させるためのツール
- Alfresco Workdesk があれば、複雑なフォルダ階層を知らなくても、必要な情報にすぐ手が届く
- Alfresco Workdesk はモバイルにも対応しているので、スキマ時間でタスクを処理できる
ビジネスプロセスを合理化するAlfresco(アルフレスコ)の新しいユーザーインターフェイスAlfresco Workdesk (アルフレスコ ワークデスク) について、その特徴から具体的な利用シーン、そして導入事例までを解説したセミナーの模様を、3回シリーズでご紹介します。
プロセスを合理化して、ビジネスを加速させる
Alfresco Workdesk (アルフレスコ ワークデスク) は、文書に関するタスクを合理化して、本来のワークを加速させるためのツールです。
たとえば、今すぐ使いたいファイルがどこにあるのかわからない、といった経験はありませんか？
「たしか、共有サーバ«ABC»のなかの«ABCプロジェクト2»のなかの«ABC企画»のなかの«YYYY年MM月»のなかにあるはずだが・・・」
と、ファイルを探すだけで多くの時間を費やしてしまい、いざお目当ての書類を取り出した頃には、業務にかける時間がなくなっていた・・・といったような経験です。
本流であるワーク(仕事)ではなく、単なる過程であるはずの「ファイルを探す」といったタスク(業務)に、膨大な時間を取られてしまうのはなぜなのでしょうか？
ビジネスが拡大すればするほど、書類は増えます。そして書類が増えれば増えるほど、保存フォルダの階層はどんどん深くなり、たった1つの書類を探すために、膨大な時間を費やすことになっていきます。かくして、書類1枚を探すビジネスプロセスのためにメインのワークが滞るという本末転倒の現象が生まれるのです。
こういった課題を解決するために生まれたのが、Alfresco Workdeskです。Alfresco Workdeskは、複雑なフォルダ構造を記憶しなくても、必要な時に瞬時に書類を取り出すことができます。
書類の管理をはじめとしたビジネスプロセスの合理化は、ビジネスを成功に導くための命題です。その命題に応えるのが、Alfresco Workdeskだと言えます。
フォルダ管理の煩わしさから開放する
Alfresco Workdeskについて、もう少し詳しくご紹介します。
現在、文書をはじめとしたコンテンツは、郵便物、ファクシミリ、電子メール、クラウドアプリ、モバイル端末など、さまざまな場所を経由して届けられます。オープンソースのコンテンツ管理システムのなかで世界ナンバーワンのシェアを誇るAlfrescoは、そういった煩雑になりやすい情報を一元的に管理するために生まれました。それが、ビジネスプロセスを効率化し、本来のビジネスを成功に導くと考えるからです。
このビジネスプロセスを、より的確に迅速に処理できるのが、Alfresco Workdeskです。
Alfresco Workdeskは、文書が中心となっているビジネスアプリケーションを、比較的簡単な設定で構築します。コーディング不要のため、Alfrescoに比べてすぐ使い始めることができるのが特徴です。インターフェイスも、Alfrescoに比べてよりシンプルになっています。
利用者は、必要なときにAlfresco Workdeskにログインして必要な業務をこなし、業務を終えたらログアウトするだけです。複雑なフォルダ構造を理解する必要はありませんし、バージョン管理の心配も最小限に抑えます。これによって、ビジネスにかかわるコストとリスクを削減していくのです。
もちろんコンピュータだけでなく、スマートフォンなどのモバイル端末にも対応していますので、端末も、場所も選ばずにタスクを処理していくことができます。これまでプロセスに費やしていた時間を、存分にビジネスのために使えるようになるはずです。
ビジネスを合理化する
Alfresco Workdeskを導入するメリットを一言で表わすと、すべてのビジネスの局面における合理化です。
合理化の恩恵は、多岐に渡ります。より具体的にまとめてみましょう。
－ コンテンツ中心のビジネスプロセスの合理化を行う → 時間とコストを削減できる
－ 業務の役割ベースのアプローチができる → 利用者は本来の仕事にのみに集中できる
－ モバイルなどの柔軟なユーザーインターフェイスがある → どこででもビジネスプロセスを処理できる
－ コードの編集ではなく設定によるカスタマイズを中心としている → 導入期間、コストを短縮できる
－ OSS製ECMとして世界シェアトップのAlfrescoプラットフォームを基盤としている → 高品質で信頼性が高い