ビジネスを加速させるAlfresco Workdeskとは　3-2

SUMMARY

ビジネスプロセスを合理化するAlfresco(アルフレスコ)の新しいユーザーインターフェイスAlfresco Workdesk　(アルフレスコワークデスク)　について、その特徴から具体的な利用シーン、そして導入事例までを解説したセミナーの模様を、3回シリーズでご紹介します。

Alfresco Workdesk が知るための3つのキーワード

Alfresco Workdeskの特徴をより具体的にご紹介するために、まずは Alfresco Workdeskがわかる3つのキーワードについてご紹介します。

－ビジネスロールベース

仕事の役割、ビジネスの分野ごとにAlfresco Workdeskのなかに専用画面を作ることができます。

－バーチャルフォルダ

既存のフォルダとは別にバーチャルでフォルダを作り、新たに仕訳をすることができます。

－XMLによるアプリケーション構築

特別なプログラミングの知識なしで、アプリケーションを構築できます。

Alfresco Workdeskの特長である、ビジネスロールのインターフェースについてご紹介します。

ビジネスロールとは、利用者ごとにインターフェイスのメニュー項目などを制御できる機能で、利用者の仕事の内容、役割、分野に合わせて専用の画面を作ることができます。

それぞれのビジネスにおいて必要最低限の機能を使うことで、利用者が自身のビジネスロールに集中できるので、作業が効率化されてきます。

たとえば銀行のATMの画面では、必要最低限のボタンしか実装されていません。そのため、ユーザーは戸惑うことなくゴールにたどり着くことができます。Alfresco Workdeskの機能は、そうした思想を反映させたものです。

続いて、Alfresco Workdeskのバーチャルフォルダについて、ご説明します。これは、既存のドキュメントフォルダとは別に、バーチャルフォルダで別の角度からの分類ができる機能です。

バーチャルフォルダを利用すると、設定した条件に該当するコンテンツを、ひとつのフォルダにまとめることができます。

たとえば、既存のフォルダでは「プロジェクト単位」で整理されていた契約書を、バーチャルフォルダでは、契約書、見積書、請求書という「同じ種類のドキュメント単位」で分類し直すことができます。

またバーチャルフォルダでは、ビジネスを自動化するワークフローを作ることもできます。

既存のドキュメントフォルダにある個別の申請書類を使って、バーチャルフォルダ内に「承認待ち」、「承認済」、「却下」といったそれぞれのステータスに対応したフォルダを作り、それぞれのプロパティの値を変更することで、ワークフローが動きだす仕組みです。

Alfresco Workdeskのアプリケーション構築は、特別なプログラム言語を用いることなく、 XMLでユーザー権限などの管理画面の設定を行うことができます。

Alfresco Workdesk の仕様さえおさえれば、開発知識なしで簡単なアプリケーションを構築することができるので、固有のニーズに合わせた画面のカスタマイズを行うことができます。

導入後、すぐにビジネスにとりかかることが可能であり、さらにAlfresco Workdesk で作成したアプリケーションは「プラグイン」として、再利用できます。