SUMMARY
- 社員間の業務連絡は、メールだけでは限界がある
- AlfrescoとAipoとの連携は、OSSだからこそ可能になった夢のソリューション
- Aipoの導入で、セキュアな環境で、社員一斉周知や勤怠管理が可能になった
日々のルーティンワークを合理化すると業務を始めるまでのロスタイムが減り、目に見えるかたちで仕事の能率があがります。社員同士の業務連絡、日報や承認手続きなど社内の情報共有の課題を、コンテンツ管理システム(ECM)のAlfresco(アルフレスコ)とグループウェアAipo(アイポ)の連携によるソリューションで解決した事例を、3回シリーズでご紹介します。
OSSだからこそ可能な、AlfrescoとAipoの夢の連携
AlfrescoとAipoの連携事例は、他企業へのご提案だけでなく、現在、ヴィセントの社内で実際に活用されているソリューションでもあります。ですので、AipoとAlfrescoを連携すると、一体どのようなことができるのか、その具体的な部分をご紹介します。
まずAlfrescoについて、簡単にご紹介します。
Alfrescoは、ファイル共有に特化したECM(コンテンツ管理システム)として、オープンソースECMのなかでは世界市場トップであり、ワークフローや柔軟な拡張性から、質の高いECMとして国内外から高い評価を受けています。
Alfrescoのゴールドパートナーであるヴィセントでは、Alfrescoの拡張性を生かして、Aipoなど他のシステムとの連携も、随時、ご提案させていただいています。
AlfrescoもAipoもオープンソースです。それぞれのソフトの長所を組み合わせ企業のニーズに合わせた夢の共演ならぬ夢のような連携ができるのは、オープンソースならではです。
社員間の業務連絡は、メールだけでは限界がある
ヴィセントでは、最初に社員間のビジネスコミュニケーションのソリューションとしてAipoを導入し、その後、AipoとAlfrescoを連携させました。まずは、Aipoを導入した経緯からご紹介します。
弊社では、お客様企業に弊社社員が常駐することも少なくありません。そこで、社内の社員と外部の拠点で働く社員との連絡方法に、常に課題を抱えていました。
社内の社員と外部の拠点で働く社員との連絡は主にメールを通して行っていましたが、この方法には、限界がありました。たとえば『●月●日に会議がある』という一斉同報メールを送っても、メールが未着、未見という社員が少なからずおり、予定通りに会議を行うことができないことが多々あったのです。
この情報伝達の不備を補うため、様々な施策を考えました。
社員間のビジネスコミュニケーションを円滑に保つために、まずはFacebookを導入してみました。またDropboxやGoogleAppsの導入も検討しました。
たしかにFacebookの導入で社員同士のコミュニケーションは向上しましたが、これらのサービスには、常に情報漏洩の危険性がつきまとっていました。グループ情報やアカウント情報の漏えいの問題は、よくニュースでも見るところです。
そんななか、コミュニケーションを円滑に保ちながら、なおかつセキュアな環境が保持できるツールとして、Aipoに注目したのです。
日本で開発された日本人好みのグループウェア、Aipo
Aipoは、2004年にエイムラック社により開発された、グループウェアのOSSです。
オープンソースのライセンスはAGPLv3です。つまり、自由に複製、改変、頒布することが可能です。
基本となるスケジュール機能、タイムライン機能のほかに、タイムカード、掲示板などの多彩なグループウェア機能があります。もちろんスマートフォンなどのモバイル端末からの操作も可能です。
Aipoの大きな特徴は、日本で開発された日本人向けのグループウェアというところではないでしょうか？
Web上で利用できるグループウェアとしてシンプルなUIと操作性を誇りながらも、日本人に好まれる操作性が随所に盛り込まれており、これが、ひとつのソリューションともなっています。
Aipoには、無料で利用できるオープンソース版「Aipo7」とユーザーごとに登録する有料クラウド版「Aipo.com」が提供されています。オープンソース版では40万件以上のダウンロード、クラウド版では、1万社以上が導入しています。
この数字からも、Aipoの人気の高さが窺われます。
Aipo導入によって、セキュアな環境で、社員一斉周知や勤怠管理が可能に
Aipoを導入後、 Aipoのタイムライン機能、スケジュール機能を使って、当初の目的であった社員同士のコミュニケーションが圧倒的に向上しました。そのほかにも、次のようなメリットがありました。
－タイムカード機能でブラウザ上での勤怠管理が可能なった
ブラウザ上での勤怠管理が可能になり、デバイスを選ばずに勤怠管理ができるようになりました。
－ 掲示板機能で一括した社内告知が可能になった
社内でのイベントなどは、掲示板を使って告知できるようになりました。
－ その他グループウェア機能の追加が容易になった
なかでもいちばんのソリューションは、セキュアな環境で情報交換できるようになったことでしょう。
しかしビジネスコミュニケーションの問題が解決したのも、つかの間、次の課題が見えてきたのです。