SUMMARY
- Alfresco✕Aipoソリューションは、日常業務を合理化するために生まれた
- Alfresco✕Aipoは、円滑にビジネスと文書を管理する「イイトコどり」ソリューション
- Alfresco✕Aipoは、管理者にも利用者にもうれしいソリューション
日々のルーティンワークを合理化すると、ビジネスプロセスと呼ばれる業務を始めるまでのロスタイムが減り、目に見えるかたちで仕事の能率があがります。社員同士の業務連絡、日報や承認手続きなど社内の情報共有の課題を、コンテンツ管理システム(ECM)のAlfresco(アルフレスコ)とグループウェアAipo(アイポ)の連携によるソリューションで解決した事例を、3回シリーズでご紹介します。
日常業務を合理化するために生まれた、Alfresco✕Aipoソリューション
ヴィセント社内にグループウェアAipoを導入することで、社員全員への一斉周知や社員間のビジネスコミュニケーションが大幅にアップしたものの、今度は別の課題が出てきました。
弊社では、Excelベースの週報を提出することが社員全員に義務付けられています。管理担当者は、週に1回とはいえ、社員全員から一斉に添付メールが届くため、いちいち添付メールを開かなくてはならず、メールを開封して添付ファイルを開く、という業務以前の作業に多大に時間を取られていました。
その他にも、有給申請などの提出書類の管理も、メールベースではどうしても管理が煩雑になっていたのです。
当初はAipoの共有フォルダで運用を開始しましたが、試行錯誤の結果、望む業務スタイルには遠いことがわかりました。たとえば、申請書の管理では添付した書類が共有フォルダに入らないため、ワークフローと申請書を別々に管理しなければなりません。ファイルもそのたびごとにダウンロードする必要がありました。
また申請の方法も、ふたりの上司に同時に申請をするといった複雑なタスクができませんでした。
Aipoの共有フォルダ機能は、少人数のグループで使う分には申し分がないのですが、人数が増えたり、タスクが複雑になったりするにつれて別の課題が見えてきたのです。
この課題に対する解決案として、ついに、AipoにAlfrescoを連携させるソリューションにいたりました。
AipoとAlfrescoが連携すると、プラスαが生まれる
改めてAlfrescoの特徴を列記しながら、Aipoとの連携にAlfrescoを選んだ理由をご紹介します。
－ドキュメント毎にワークフローを実行することが可能
ドキュメントに対してワークフローをつけることができますので、担当者が変わっても、ドキュメントが移動するだけで済みます。
－Officeソフトのオンラインプレビュー機能
Officeソフトをオンラインでプレビューすることが可能です。つまりオフィスソフトをインストールしない状態で、時間をかけずにプレビューできるのです。
－ドキュメントの全文検索機能
ドキュメントのタイトルだけではなく、ファイルの本文検索できます。
－LDAP連携機能（SSO）
LDAPと連携していますので、シングルサインオンを実装することが可能です。
－モバイルからのアクセスが可能
Aipo、Alfrescoともにモバイルからのアクセスが可能です。
－ドキュメントにコメントなどが残せるソーシャル機能
こちらも、Aipo、Alfrescoともにソーシャル機能がついています。
こうしたAlfrescoの機能をAipoと連携させることで、1+1=2以上のプラスαのソリューションが生まれました。
円滑なビジネスコミュニケーションとスムーズな文書管理を可能にする「イイトコどり」ソリューション
Aipo×Alfrescoソリューションを一言でまとめると、AipoとAlfresco、それぞれの機能の「イイトコどり」といえるでしょう。
グループウェアに特化したツール「Aipo」を、ドキュメント管理システムである「Alfresco」と連携させることで、両者の機能を補完することができました。Aipoが得意ではなかったドキュメント管理機能はAlfrescoとの連携で強化され、一方、Alfrescoの不得手であったグループウェア機能をAipoとの連携で高機能に仕立てあげたのです。
結果的に、ドキュメント管理にも、グループウェア機能にも強いソリューションが生まれました。 具体的には、セキュリティを確保しなければならない内部統制に対応した文書管理や、文書を基点にしたワークフローの運用が可能になりました。
自分の業務さえ遂行すれば、あとはAlfrescoが働いてくれる
Aipo✕Alfrescoソリューションの具体的事例として、有給申請書のワークフローのソリューションをご紹介します。
まず、申請者は、指定された専用フォルダに申請書を入れます。その時点から、Alfrescoのワークフローが自動的に動き、承認が必要なリーダーへメールで通知します。申請内容を確認したリーダーによってOKが出た場合は、次の段階として総務にタスクが回ります。最終的に申請が完了した時点で、その申請書は、自動的に申請済みフォルダへ移動します。
申請者の作業は、申請書を記入してフォルダに入れるだけです。申請書を上司に提出するために、わざわざ出向いて行く必要がないのです。他の担当者も同様に、自分の業務さえ遂行すれば、そのほかの一連の流れはAlfrescoが働いてくれるわけです。
Alfrescoのワークフローは、Webベースで進みますので効率的です。承認されたドキュメントも一か所に保管できますので、後日、確認が必要なときも、すぐに必要な情報を見つけることができます。
Aipo✕Alfrescoは、管理者にも利用者にもうれしいソリューション
Aipo×Alfrescoソリューションのメリットを、管理者と利用者、それぞれの立場から考えてみます。
管理者側のメリット
－散在するドキュメントを、一元化できます。
－複数のアカウントをシングルサインオンで一元化できるため、管理コストを削減できます。
－すべての情報を、オンプレミス環境でセキュアに管理できます。
利用者側のメリット
－Aipoのタイムライン機能、カレンダー機能で、社内の情報共有、社員同士のコミュニケーションが生まれます。
－Alfrescoのワークフロー機能で、業務が効率化されます。わずらわしいメールのやり取りから開放されます。
－Alfrescoの全文検索機能で、情報検索が効率化されます。
管理者と利用者、どちらにもメリットが見えるソリューションだと言えます。