SUMMARY
- グローバル飲料メーカーの急成長の影で、Alfrescoのワークフロー機能が働いていた
- Alfrescoのワークフローは、文書ごとにフローを作成する
- 膨大な書類に対して複数の承認が必要なケースでは、Alfrescoのワークフロー機能が力を発揮する
オープンソースECM(コンテンツ管理システム)で世界市場シェア1位を誇るAlfresco(アルフレスコ)のワークフローを活用するスペインのビールメーカーは、Alfresco導入後急成長を遂げ、5年間で2倍に売上を伸ばしました。その導入事例を3回シリーズでご紹介します。
※ 内容は、以下のサイトからの日本語要約です。
http://www.alfresco.com/jp/customers/node/1227
急成長の影に、Alfrescoのワークフロー機能あり
Hijos de Rivera社は、1906年にスペインで誕生した飲料メーカーです。100年企業である同社の製品は主力ブランドEstrella Galicia(エストレージャ・ガリシア)ビールを中心に、ミネラルウォーター、ワイン、りんご酒、サングリア、リキュールなど多岐に渡ります。スペイン国内だけでなく世界30ヶ国以上で愛され、その知名度は、いまやワールドワイドに広がっています。
同社は、ここ5年間で売り上げを2倍に伸ばすという飛躍的な成長を遂げました。急成長を影で支えたのが、業務の拡張にともなって採用したAlfrescoです。
「我社と我社のパートナーはAlfrescoのドキュメント管理プラットフォームに絶対の信頼を寄せています。今後は、Alfrescoを他の部門にも普及させていく予定です」
— Hijos de Rivera社ICT事業部長 カルロス・フィゲイラス氏
同社が、ここまでAlfrescoに信頼を寄せた理由のひとつに、Alfrescoのワークフロー機能があります。
1ヶ月に4,000件の請求書処理をこなす文書システムを探して
Alfrescoを導入する以前の同社には、文書を一括管理できるソリューションも、ワークフローも存在しませんでした。
当時、同社の会計部門は1ヶ月に約4,000件という膨大な請求書を処理していました。また、請求書が決裁されるまでには複数部門の承認という工程もあります。各部門の責任者が承認処理する請求書は1日に30～40件にものぼり、請求書発行という日常業務だからこそ、効率化の必要性を実感していたのです。
当時、請求書発行業務は特定メーカーの商用システムで管理し、他の文書はネットワークドライブやハードドライブなど他の場所に個別に保管していましたが、このフローでは、請求書を発行するために複数の場所へアクセスしなければならず、非常に手間がかかりました。
同社では、１つのドキュメント管理システムのなかで、請求書発行だけでなく請求書の承認作業など他の業務もこなせるように改善したいと考えていたのです。
膨大な書類に対して複数の承認が必要というHijos de Rivera社のような状況では、Alfrescoのワークフロー機能が力を発揮します。ワークフローとは、業務の手続きの処理手順を規定することで関係者の情報や業務が円滑に流れるようにするもので、Alfrescoのようなシステムを活用することで、ルーティン・ワークが自動化できます。
Alfrescoのワークフローは、文書ごとにフローを作成することができるのが特長です。同社のようなグローバル企業や、社内だけでなくグループ企業にも承認を回す必要があるといった煩雑なケースでこそ、いかんかなくその力を発揮します。