【Alfresco事例紹介日本語要約】5年間で売り上げを2倍に伸ばした世界的ビールメーカーが活用するワークフローとは？　3-2

SUMMARY

オープンソースのエンタープライズコンテンツ管理分野で世界市場シェア1位を誇るAlfresco(アルフレスコ)のワークフローを活用するスペインのビールメーカーは、Alfresco導入後急成長を遂げ、5年間で2倍に売上を伸ばしました。その導入事例を3回シリーズでご紹介します。

※　内容は、以下のサイトからの日本語要約です。

請求書発行業務を一箇所で管理できるシステムを目指して

請求書発行業務を一箇所で管理し、それを社内のすべての部門で統一する。

ビジネスの効率化という目的に沿って、Hijos de Rivera社ではエンタープライズコンテンツ管理システムの検討が行わました。Documentum、SharePoint、KnowledgeTreeなどの他社のシステムも含めた検討を行った結果、最終的にAlfrescoを導入することになりました。

「新しいエンタープライズコンテンツ管理システムは、合併した他の会社の部門にも簡単に拡大できる、拡張可能なソリューションでなければならないと考えていました」

— 同社　ホセ・マニュエル・サンチソ氏

それまで同社が使っていたシステムはカスタマイズが難しく、まるでシステムに合わせて業務を行っているような使いづらさがありました。また同社のように合併を繰り返し、グローバル展開しているビジネスでは、複数の拠点で情報を共有できるシステムである必要がありました。

その点、Alfrescoのようなオープンソースは、拡張性に冨み、他システムとの連携や企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。この柔軟性がAlfresco採用の決め手となりました。

また、同社の根本的な問題である業務効率化については、Alfrescoの特徴的な機能、ワークフローが解決することになっていくのです。

1ヶ月に4,000件の請求書処理、ひとりの担当者につき1日30～40件の承認作業。

この膨大な請求書発行業務を一箇所で管理し、それを社内のすべての部門に拡張したいという目的に沿ってAlfrescoを導入したところ、すべての業務がスピードアップしました。

このスピードアップに貢献したのが、Alfrescoのワークフロー機能です。Alfresco のワークフローは、文書を基点としたワークフローをつけることができるのが特長です。

たとえば、Alfrescoのワークフローをつけた「請求書1」は担当者、経理担当者、承認者の間を自動的に回ります。

各担当者は、自分の業務をこなした後、専用フォルダに「請求書1」を入れるだけです。自分の業務さえ遂行すれば、請求書の承認を得るためにわざわざ上司の席まで出向いて行く必要がないのです。専用フォルダに「請求書1」を入れた時点からワークフローが自動的に動き、次の担当者へメールで通知するからです。

さらに「請求書1」の関係者は、今、その書類がどういう状態にあるのか、誰が保持しているのか、というステイタスがひと目でわかります。タスク管理もしてくれるというわけです。最終的に請求書発行業務が完了した時点で、「請求書1」は、処理済フォルダに自動的に移動します。自動的に業務完了、です。

Alfrescoのワークフローは、請求書だけでなく、事業計画書、経費精算、稟議書など複数の人間が介在する書類を回すときには、非常に有効な機能です。