オープンソースの企業向けコンテンツ管理システム「Alfresco」について、「Alfrescoをさらに便利に使える機能」を紹介します。
Alfresco(アルフレスコ)とは
Alfresco(アルフレスコ)とは、オープンソースの企業向けコンテンツ管理(ECM：Enterprise Content Management)システムです。
一般的なコンテンツ管理システム(CMS：Content Management System)は、Webコンテンツなどを構成するテキスト情報/画像データ/レイアウトデータなどを管理して、サイト構築/編集などの基本的なコンテンツ管理機能を提供します。
ECMであるAlfrescoは、CMSの上位機能であり、CMSの基本機能に加え、「構成コンテンツをリレーショナルデータベースのようにリンクして管理できる」「対象サイトごとにアクセス管理/バージョン管理など厳密に管理できる」など、企業全体で各種コンテンツの一元管理を行うエンタープライズレベルのコンテンツ管理機能を提供します。
Alfrescoの便利機能紹介
Alfrescoは、「高度なコンテンツ管理機能」や「全文検索機能」など、さまざまなパワフルな機能を提供しています。
今回は、その中から「Alfrescoをさらに便利に使える機能」を紹介します。
①作業棚(Shelf)機能
「作業棚(Shelf)」機能とは、クリップボード機能です。コンテンツ(アイテム)をコピーすると、この作業棚の中に保管された状態になります。
作業棚には複数のコンテンツを格納できるため、1回1回コピーせずに、まとめて、貼り付け/リンク作成を行えます。多くのコンテンツを処理する場合に使える、作業を効率化できる便利機能です。
②Office文書のオンライン編集機能
従来のECM製品において、コンテンツ編集時には、ユーザーは、「①チェックアウト(他の人が編集できないようにロックをかける)」→「②編集を行う」→「③チェックイン(ロック解除)」という手順を明示的に実行しなければいけませんでした。
Alfrescoでは、「SharePoint Protocol」を独自にインプリメントしているため、直接Office文書のオンライン編集が可能です。
チェックイン/チェックアウトの面倒な手順を行う必要はないため、ユーザーの利便性は大きく向上します。
③「Googleドキュメント」連携機能
Alfrescoでは、Googleドキュメントと連携したOffice文書編集も行えます。
Googleドキュメントを利用すると、PCにOfficeアプリケーションをインストールしていない場合でも、ドキュメントの編集が可能です。
④「Google Maps」連携機能
Alfrescoは、コンテンツのメタデータ(属性情報)も取り扱えます。
デジタルカメラ/スマートフォンなどで撮影された写真がEXIF情報を持っていた場合、「Googleマップでその撮影位置を表示させる機能」を標準搭載しています。
⑤データリスト機能
Alfrescoのデータリスト機能とは、スプレッドシート機能です。
Excelのような表形式でデータ表示を行えます。
⑥フォルダルール機能
フォルダルール機能を設定すると、フォルダに格納されたファイルに対する自動処理が可能です。
例えば、「対象のフォルダにWord文書が格納された場合、Word文書をPDFファイルに自動変換する」などの自動化を行えます。
⑦ソーシャルパブリッシング機能
Alfrescoでは、作成したコンテンツをすぐにソーシャルメディアにパブリッシュ(発行)できます。
例えば、企業のマーケティング部門の場合、「ニュースリリースを作成して校正完了後、TwitterやFacebookで公開する」などのことを行えます。
⑧モバイルアプリ「Alfresco Mobile」
Alfrescoでは、Android/iOS用のモバイルアプリを提供しています。
自社のAlfrescoサーバに対してセキュア接続を行い、コンテンツ管理機能やコミュニケーション機能を利用できます。
まとめ
Alfrescoでは、今回ご紹介した他にも、非常に多くの便利な機能を利用できます。
メインとなる強力なコンテンツ管理機能に加え、さまざまな便利機能を併用することで、さらに効率的なコンテンツ管理を行えます。
弊社にご連絡をいただければ、お客様の環境に合った適切なご提案も行えます。まずは、お気軽にお問い合わせください。
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