Alfresco機能紹介「情報ガバナンス機能」編

オープンソースの企業向けコンテンツ管理システム「Alfresco」の「情報ガバナンス機能」について紹介します。

情報ガバナンス

情報ガバナンスとは、組織が保有する情報をビジネス資産として管理するための管理手法である「構造」「ポリシー」「コントロール」「メトリック」などを組み合わせたものです。

「保持するすべての情報をコントロールすること」「情報管理の指針となる戦略」を意味し、どのような情報をどのような理由で管理する必要があるのかを規定します。

政府や業界の法規制は国内的にも国際的にも日増しに厳格化され続けており、企業は方針や手順通りに厳格にデータを保護し、法規制の遵守を証明する明確な監査証跡を提出できる手段を備えている必要があります。

企業が適切な情報ガバナンスを執行できずに、情報漏洩などの事案が発生してしまった場合、「企業の信頼低下」「企業のイメージ低下」「莫大な訴訟費用」などビジネスに大きな損失が生じることがあります。

Alfrescoとはエンタープライズ向けコンテンツ管理システムです。

世界中で数多くの導入実績があり、オープンソースECM分野で世界市場シェア1位を誇ります。

Alfrescoの概要についてはこちらも参照ください。

Alfrescoを使用すると「情報取り込み→情報アーカイブ→情報破棄」に至るまでの情報ライフサイクル全体が自動化されるため、コンプライアンス対策を簡略化しつつ強化できます。

また、電子レコードの保管プロセスをビジネスプロセスやアプリケーションにシームレスに統合できるため、追加の手間を増加させずに、簡潔で効率的なコンプライアンスを実現できます。

Alfrescoでは、コンプライアンスプロセスについて初めから終わりまで一貫して自動化されるため、ユーザーは煩雑なレコード管理を意識せずに利用できます。

・ビジネスルールとメタデータでレコードの宣言/整理/保管を自動化
・自動化されたライフサイクル管理機能—レビュー/保留/転送/アーカイブ/破棄のスケジュール制御　など

Alfrescoは、政府機関や諜報機関と共同で開発した高度なセキュリティ機能により、アクセスを緻密に制御し情報を安全に保護します。

・完全な監査証跡—企業はレコードやファイルに誰がいつアクセスしたのか完全に掌握
・情報破棄スケジュール設定—レコードやファイルに対してデータガバナンスとコンプライアンスルールに従って管理

Alfrescoはオープン規格とオープンソース技術を基盤とするプラットフォームであるため、特定の規格に縛られることなく、柔軟に最新データセキュリティ機能に対応できます。

Alfrescoは以下の各種情報管理規格に対応しています。
・DoD 5015.02
・NARA/OMB 2016および2019
・ISO 15489
・MoReq
・VERS　など

AlfrescoはGDPR(EU一般データ保護規則)への対応を迫られる企業/団体に対して支援を実施しています。

ご紹介したように、Alfrescoを利用すると、高度なセキュリティ環境下において、シンプル操作で情報ガバナンスを統制できます。

弊社にご連絡いただければ「ユーザー様のビジネス環境に最適な情報統制プラン」や「効果的な運用方法」なども含めたトータルサポートでのご提案も行えます。

まずは、お気軽にお問い合わせください。

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