SUMMARY
- Alfresco Oneには、アクセス制御をかけながら情報共有できるドキュメント管理機能がある
- Alfresco Oneには、社内スタッフと外部スタッフが、同じバージョンを確認できるコンテンツ同期機能がある
- Alfresco Oneには、重要文書をセキュアで効率的に回覧できるビジネスプロセス管理機能がある
オープンソースECMのAlfresco(アルフレスコ)は、社内のみならず社外のユーザとセキュアな状態で情報を共有する機能があります。外部ユーザとの情報共有の考え方、モバイル端末から安全にアクセスする方法など、セキュアな情報共有のためのポイントをご紹介します。
Alfresco Oneの機能一覧
セキュアな情報共有を実現する Alfreco One には、次のような機能があります。
・ ドキュメント管理
・ チームコラボレーション機能
・ リッチメディアに対応
・ ビジネスプロセス管理
・ コンテンツの同期
・ レコード管理 ※オプション機能。追加モジュールが必要
・ ケースマネジメント ※オプション機能。追加モジュールが必要
Alfresco Oneは、拡張性に冨んだオープンソースです。このほかにも、企業固有のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
アクセス制御をかけながら、情報共有できるドキュメント管理
Alfresco Oneのドキュメント管理機能は、Web、デスクトップ、Eメールなど様々な方法からコンテンツへアクセスできる一方、セキュアな情報共有のためのアクセス制御やセキュリティ保護を行うことができます。
【特徴】
－重要なコンテンツのセキュリティを守り、整合性を保護するアクセス制御
－目的のコンテンツを簡単に探し出せるパワフルな検索
－過去の変更をすべて記録するバージョン管理とコメント機能
オンプレミスの外にいる外部ユーザとも安全にやりとりできるチームコラボレーション
Alfresco Oneは、オンプレミスの外にいる外部ユーザとも、アクセス制御しながらセキュアな環境の元で共同作業が行うことができます。
【特徴】
－プロジェクト専用画面で、チームのメンバーと必要なコンテンツを共有できる
－ Wiki、フォーラム、リンク、ブログ、リストなどコラボレーションのためのツールが豊富
－ Alfresco in the cloudと同期することで、社外との共同作業にも対応
リッチメディアに対応し、さまざまなファイル形式を一元管理
写真、動画、オーディオファイルなど、さまざまなファイル形式のコンテンツを1つの共通コンテンツデータベースに保存して管理することができます。
【特徴】
－様々なリッチメディアファイル形式を取り扱うための専門ビューがある
－検索を容易にするキーメタデータを自動的に抽出してインデックス化
－どんなファイル形式でもオンラインでプレビューし、コメントを追加できる機能
重要文書をセキュアで効率的に回覧できるビジネスプロセス管理
稟議書、事業計画書、製品情報など複数の承認が必要でありながら秘匿性の高いビジネス文書は、セキュアに管理しながら、関係者の間で効率的に書類を回す必要があります。
Alfresco OneではJavaベースのBPMエンジンを使って、ニーズに応じたワークフロー作ることができます。
【特徴】
－統合されたワークフロー/ビジネスプロセスエンジンで重要なビジネスプロセスを進行
－ビジネスプロセスを自動的に開始、制御するためのルールを簡単に設定
－ハイブリッドワークフローにより、クラウド内のビジネスパートナーとプロセスを同期
社内スタッフと外部スタッフが、同じバージョンを確認できるコンテンツ同期
作成、更新したコンテンツを、社内スタッフ、外部スタッフと共有する場合、Alfresco Oneでドキュメントを同期すれば、変更が複数の場所に複製されるため、関連スタッフの間で同じバージョンのコンテンツを閲覧することができます。
【特徴】
－クラウド内の安全なネットワークと同期することで、社外スタッフとコンテンツを共有しながら共同作業を行える
－モバイル端末との同期設定を行えば、外出先からの操作でも最新の状態を保持できる
－ソーシャルパブリッシング機能を使うと、Alfrescoで作成したコンテンツをTwitter、Facebook、YoutubeなどのSNSへ投稿できる。
オプション機能 レコード管理 / ケースマネジメント
次の2点はオプション機能となります。企業のニーズに合わせて検討ください。
－レコード管理
法規書類などコンプライアンスの観点から、安全に保管しなければならない書類は、Alfrescoのレコード管理を使うことで、書類のライフサイクル管理をセキュアに行うことができます。
－Workdesk (ワークデスク)
クレーム処理、契約の交渉、請求書の管理、人事手続きなど、書類を多用するビジネスにおいては、業務を効率的にこなせる作業環境が必要です。
Alfresco OneのWorkdeskを使うと、書類や案件を迅速に効率良く処理するためのケースマネジメントが可能になります。