オープンソースの企業向けコンテンツ管理システム「Alfresco」の「文書管理機能」について紹介します。
Alfrescoの文書管理機能紹介
Alfrescoとは
Alfrescoとはエンタープライズ向けコンテンツ管理システムです。世界中で数多くの導入実績があり、オープンソースECM分野で世界市場シェア1位を誇ります。
Alfrescoの概要についてはこちらも参照ください。
→Alfresco（アルフレスコ）とは
Alfrescoの文書管理機能
概要
Alfrescoは非常に数多くの機能を備えていますが、大きな特徴として挙げられるのが強力な文書管理機能です。さまざまなコンテンツをコアビジネスプロセスに統合することで、コンテンツが持つ価値を最大化できます。
今回は「文書管理機能」に注目して紹介します。
コンテンツ属性管理機能
Alfresco内へのコンテンツ保管時に、プロパティ情報(ファイル実体に付随する属性情報)も併せて記録できます。
「ファイル名」「作成者」「作成日」などの一般的属性情報のみでなく、ビジネスに合わせた独自の属性情報を定義して付加することも可能です。
カテゴリ/タグ分類機能
「カテゴリ」や「タグ」によるコンテンツ分類が可能です。
「カテゴリ」はシステム管理者が定義するもので、統一的な分類設定を行えます。「タグ」はエンドユーザーがコンテンツに対して自由に付与できます。
検索機能
Alfrescoは、数十万件という大量コンテンツの中から、希望するコンテンツをすばやく簡単に検索できます。
主な検索機能
・インクリメントサーチ
・検索候補表示
・検索フィルタ
・関連コンテンツ検索
・先読み検索
・全文検索(Office文書やPDFに対応)
・コンテンツ属性検索
・タグ/カテゴリ検索
バーチャルフォルダ機能
バーチャルフォルダとは、フォルダ階層を横断してコンテンツをフィルタリングできる機能です。検索条件に合致するデータのみを抽出し、仮想フォルダとして参照できます。
高速検索
Alfrescoは「ファイルサーバ形式」＋「データベース形式」のハイブリッド型で情報を保管するため、管理対象コンテンツ数が増加しても、パフォーマンスが下がりにくい設計になっています。
プレビュー機能
「Officeドキュメント」「PDFファイル」「動画ファイル」「音楽ファイル」などさまざまなファイルに対してプレビューを行えます。
オンライン編集機能
Alfrescoでは「ダウンロード→編集→アップロード」の手順を踏む必要はなく、ファイルの直接編集が可能です。
チェックイン/チェックアウト機能
作業するファイルをチェックアウトしてロックかけることで、他のユーザーが更新できないようにする排他制御を行えます。
作業完了後にチェックインすることでロックが解除されます。
アクセス管理機能
「サイト単位」「フォルダ単位」「ファイル単位」で、「グループ単位」「ユーザー単位」での柔軟なアクセス制御が可能です。
監査機能
各コンテンツに対する操作をすべて記録でき、監査に活用できます。
バージョン管理機能
バージョン管理機能により各コンテンツに対する記録追跡を行えます。
ポイント
・「メジャーバージョン(1.0 → 2.0)」と「マイナーバージョン(1.0 → 1.1)」の2種類
・変更時に自動でバージョン付与
・バージョンごとにコメントを残せる
・過去バージョン参照機能
・過去バージョンへのロールバック機能 など
ルール機能
コンテンツの追加/変更/削除のタイミングで、特定動作を自動化するルールを設定できます。
ルール例
・特定フォルダにコンテンツが追加されたら、自動でタグ付けとメール通知
・特定のドキュメントタイプが追加されたら、自動でPDF化 など
ドキュメント対応規格の拡張性
Alfrescoは、「WebDAV」や「CIFS」などの各種オープン規格に対応しており、新しいフォーマットに対しても対応できます。
コンテンツ変換機能
搭載している変換エンジンで「Word→PDF」のようにコンテンツ変換を行えます。
まとめ
Alfrescoは多くの強力な文書管理機能を搭載していますが、標準機能では不足する場合、カスタマイズによる機能強化が可能です。
弊社にご連絡をいただければ、お客様の環境に合った適切なご提案も行えます。まずは、お気軽にお問い合わせください。
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