紙ベースドキュメントを活用できるアクティブデータに
近年、多くの企業や団体が、デジタルトランスフォーメーションの波に乗り遅れないように「紙ベースドキュメントによる業務運用」から、スキャン技術を利用した「ペーパーレスのデジタルドキュメント運用」への転換を進めています。
しかし、「紙書類」や「FAX用紙」などの紙ベースドキュメントをデジタル化しただけでは、最大限の効果を得ることはできません。ビジネスプロセスに関する情報の大部分が、「PDFファイル」や「Eメール」などの統一的な管理が及ばないさまざまなデジタルコンテンツに含まれているため、これらのデータについても連携して活用できてこそ、真の効果を発揮できます。
Alfrescoを利用すると、「紙ベースドキュメントから取得した情報」に加えて、「既存のデジタルコンテンツに含まれている情報」についても連携させて活用できるようになります。
紙ベースドキュメントでの非常に非効率な業務運用を改善でき、既存の情報資産も有効に利用できます。さらに、ワークフロー機能なども利用することで作業生産性を高めることができます。
Alfrescoの導入により、「仕事の質向上」「従業員のワークライフバランス改善」など、企業や従業員にとってプラスとなるさまざまなメリットを享受できます。
特徴①：「スキャン」→「分類」→「データ抽出」のシームレス連携
Alfrescoは「ドキュメントスキャン」から「ドキュメント保管」までのすべてのプロセスをシームレスで実行できる総合ソリューション機能を提供します。
主な機能として次のような機能を提供します。
スキャン機能
高機能なOCR機能によりさまざまな紙ベースドキュメントをスキャンできます。
分類機能
スキャンしたファイルを自動的に分類させることが可能であるため、人間による分類作業を低減できます。
データ抽出機能
スキャンしたファイルから、さまざまな条件でデータを抽出できます。他の情報と組み合わせて分析することで、企業の売上に貢献できる多様な知見を導きだすことが可能です。
特徴②：放置ドキュメントを根絶
Alfrescoで紙ベースドキュメントをデジタル化することで「情報検索性」が強化され、クリティカルなビジネス情報をより迅速に活用できます。
設定されたワークフローに沿ってドキュメントが移動し、確実にチェックを受けることができるため、ドキュメントが放置されたままになってしまう状況が起こりにくくなります。
特徴③：監査証跡によるコンプライアンス強化
Alfrescoはドキュメントに対して強力な「アクセス制御機能」と「監査機能」を提供します。
最適なアクセス制限を行うことで情報漏洩の危険性を低減できます。また、各ドキュメントに対して完全な監査証跡を実行することで、企業全体のコンプライアンスを強化できます。
特徴④：デジタル化組織へ変革
Alfrescoのインテリジェントな文書取り込み機能を利用することで、さまざまな組織をデジタル化して情報管理機能を強化できます。
- 金融業：ローン申請などの手続きを効率化できます。
- 保険業：保険給付手続などの複雑な処理の効率化を行えます。
- 製造業：きめ細やかな設計図の版管理を行うことで製品の品質を向上できます。
- 医療サービス： 患者のカルテ情報などを統一的に管理できます。
- 行政機関：大量の紙ベースドキュメントをデジタル化することで、保管場所のスリム化を行えます。