Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

シンプル操作で情報ガバナンスの厳格な一元管理機能を提供するAlfresco

企業に求められる厳格な情報ガバナンス

昨今の企業は厳格な情報ガバナンスが必須となっています。対象となる「業界」「政府」「サービスを利用するユーザー」などからの、データ保護に関する取り組みに対する要請は日々増してきている現状があります。

また、EUでの個人保護規制が世界に影響を与えているような国際情勢もあり、グローバルでも情報コンプライアンスに関する意識は非常に高まっています。

企業の存続に影響する情報保護対策

各企業は、情報保護方針や情報保護手順を策定し、さまざまな対策を講じて情報保護対応を実施し、厳格な手順で、顧客情報や個人情報を保護しなければなりません。

万が一、致命的な情報漏洩などが発生してしまうと、企業の存続すら危ぶまれる事態となります。

企業システムとしての情報保護対応

法規制遵守を証明できる明確な監査証跡を提出できるシステムの構築も必要となります。

企業としては、日々実施されるビジネスプロセスに対して、情報コンプライアンス対応作業が過度な負担とならないようなシステム全体のコーディネートも必要となります。

Alfrescoの情報ガバナンス機能

Alfrescoは強力な情報ガバナンス機能を提供します。

Alfrescoは「情報取り込み処理」→「情報アーカイブ処理」→「情報破棄処理」という一連の情報ライフサイクル全体の自動化を実現できます。そのため、情報コンプライアンスに関して、さほど手間を掛けることなく、強度な情報統制を行えます。

Alfrescoを利用すると、ビジネスプロセスに関連するアプリケーション(システム/サービスなど)に対して、Alfrescoの情報ガバナンス機能をシームレスに統合できます。電子レコードに関する「アクセス権限設定」「保管プロセス」「保管場所」などについて、Alfrescoによる一元統制管理を実施できます。

Alfresco導入コメント

  Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

「多くの優れた機能を有するAlfrescoの中で、一番の魅力は総合レコード管理機能です。一度このソリューションを使用して共同作業や文書管理を実施すると、同じインターフェースを持つAlfresco Shareを使用することで、レコード宣言も難なくこなせるようになります。」
- カナダのニューブランズウィック州公共安全局(The New Brunswick Department of Public Safety)の情報管理/テクノロジー担当アシスタントディレクター Franz Weismann氏

信頼のAlfrescoセキュリティ

「政府行政機関」「金融サービス」「保険サービス」「医療サービス」などの情報規制が厳しい分野や業界では、法令遵守義務を完遂できるテクノロジーとしてAlfrescoに信頼が寄せられています。

特徴①:情報ガバナンス自動化機能

  Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

コンプライアンスプロセスの自動化

Alfrescoは、ビジネスプロセスの動きに応じて、コンプライアンスプロセスを初めから終わりまで一貫して自動化します。

ビジネスユーザーに意識させることなくコンプライアンス対応

Alfrescoは、ビジネスルールとメタデータを利用して、レコードに関する「宣言」「整理」「保管」を自動的に実行します。

システム動作として自動で実施されるため、ビジネスユーザーに対して、情報コンプライアンス対応作業を追加してもらう必要はありません。

情報ライフサイクル管理機能

Alfrescoは、自動化されたライフサイクル管理機能を提供します。

管理担当者は「レビュー」「保留」「転送」「アーカイブ」「破棄」などに関するスケジュールを簡単に制御できます。

データガバナンスポリシーやコンプライアンスルールに従い、特定のタイミングで、対象のレコードやファイルが確実に破棄されるように設定することも可能です。

特徴②:高度セキュア環境を構築

  Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

Alfrescoは、高度なセキュリティで重要レコードへのアクセスを厳密に制御し、情報をセキュアに保護します。

高度セキュリティ

Alfrescoが使用するセキュリティ機能は、政府機関や諜報機関と共同で開発した高度なセキュリティ規格を使用しています。

複合セキュリティ

Alfrescoが提供するセキュリティ機能やアクセス制御機能に加えて、「セキュリティクリアランスレベル」や「セキュリティマーク」などの対策を追加することにより、より強固なセキュリティ環境を構築できます。

レコードに関するアクセス権限設定機能

レコードは保護対象となる重要な情報を含んでいるため、レコードに対して詳細なアクセス制限を行えます。

アクセスが許可されたユーザーのみレコードにアクセスして、各種レコード操作を実施できます。

監査証跡機能

Alfrescoは、ドキュメントに対する完全な監査証跡を記録します。

セキュリティ管理担当者は、レコードやファイルに関する操作について、「誰が」「いつ」アクセスして「どのような編集を行ったのか?」などの監査を実施できます。

また、パワフルな検索機能を利用して、電子証拠開示手続にかかる時間とコストを削減できます。

特徴③:オープンセキュアテクノロジー

  Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

Alfrescoは、セキュリティに関しても「オープン規格」と「オープンソース技術」を基盤としています。

そのため、拡張性や柔軟性を保持するセキュリティアーキテクチャとなっており、次々と新たなものが登場してくるセキュリティニーズに対して随時対応しやすい設計になっています。

特定規格にロックインされにくい

Alfrescoにおいては、レコードが1つのプロプライエタリシステムやファイル形式に縛られる心配がないため、「新しく登場したセキュリティ対策に対応できない」というリスクを低減できます。

オープンなセキュリティ連携

Alfrescoはオープンな統合標準に準拠しているため、新しいビジネスアプリケーションについて、簡単な設定でAlfrescoのレコード管理プロセスに統合できます。

特徴④:各種標準的セキュリティ規格準拠

  Alfrescoの「情報ガバナンス」機能(2)

Alfrescoは、各種標準的セキュリティ規格に準拠し、多様なレコード管理規制/規格に対応しています。

  • 米国国防総省が規定する機密レコード管理規定「DoD 5015.02」
  • 米国国立公文書館および行政管理予算局の規定「NARA/OMB 2016および2019」
  • ISO(国際標準化機構)による記録管理に関する規格「ISO 15489」
  • 欧州連合(EU)の電子記録管理のためのモデル要件「MoReq」
  • オーストラリア・ヴィクトリア州の包括的行政記録規定「VERS」 など

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