SUMMARY
- モバイル端末のアプリで請求書のワークフローを管理できるようになったので、責任者は、外出先からでも請求書を承認できるようになった
- Alfrescoは、請求書発行ポータル、ERPシステム、アプリケーションなど、企業のニーズによってさまざまな用途に活用できる
- Alfrescoのワークフローで業務を自動化し、空いた時間で事業戦略に取り組んだことが事業拡大につながった
オープンソースのエンタープライズコンテンツ管理分野で世界市場シェア1位を誇るAlfresco(アルフレスコ)のワークフローを活用するスペインのビールメーカーは、Alfresco導入後急成長を遂げ、5年間で2倍に売上を伸ばしました。その導入事例を3回シリーズでご紹介します。
※ 内容は、以下のサイトからの日本語要約です。
http://www.alfresco.com/jp/customers/node/1227
モバイル端末からのアクセスで、外出先からでも煩雑な処理業務を可能に
Alfrescoのワークフロー機能で業務効率化を成し遂げたHijos de Rivera社は、システム開発を手がけたAlfrescoのパートナー企業であるQueres Tecnologías社が提案した、モバイルソリューションも同時に導入し、より業務を効率化させました。
モバイルソリューションとは、iPadやiPhoneなどモバイル端末のアプリで請求書のワークフローを管理できる仕組みです。これによって各部門の責任者は、外出先からでも請求書を承認できるようになったのです。
「大量の請求書をチェックするのは手間のかかる作業です。Alfrescoのおかげで、40人の事業部長の作業が軽減されました。1つのプラットフォームとモバイル端末の活用によって、時間や場所の制約がなくなり、請求書をいつでも、どこででも管理できるようになったからです」
— Hijos de Rivera社ICT事業部長 カルロス・フィゲイラス氏
請求書発行ポータル、ERPシステム、アプリケーションなど、企業のニーズによってさまざまな活用方法があるAlfresco
請求書発行処理をAlfrescoのワークフローに委ねたことで、会計部門の作業も大幅に軽減されました。
現在、同社では請求書発行以外の業務でも、Alfrescoを活用しています。たとえばCMISを使用した請求書発行ポータル、WebサービスとWebスクリプトを使用したプロプライエタリERPシステム、Webスクリプトを使用したプロプライエタリアプリケーションなど、Alfrescoを縦横無尽に使いこなしています。
また、品質管理部や健康安全部など他の部門のドキュメント管理システムも毎年１部門ずつAlfrescoに統合されています。
オープンソースのエンタープライズコンテンツ管理システムであるAlfrescoだからこそ、他の部門に段階的にシステムを導入したり、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能となりました。
現在、同社のシステムでは150,000件以上の文書が管理されており、リポジトリのサイズは約24GBに達しているということです。
Alfrescoのワークフローで業務を自動化し、空いた時間で事業戦略に取り組んだ
Alfrescoのワークフロー機能で、事業責任者が事務的な作業から解放されたことは、何よりの副産物でした。これまで煩雑な事務作業に追われていた時間が空き、その分、事業戦略に費やすことができるようになったからです。
同社の5年間で2倍という急成長には、エンタープライズコンテンツ管理システムのAlfrescoで業務効率化を果たし、生まれた時間を有効に活用したという背景があったのです。